Eine Kolumne von Maja Güsmer, Dierkes Partner.
Viele Arbeitgeber versuchen, potenzielle Mitarbeiter mit sogenannten „Goodies“ für sich zu gewinnen. Ein „Lockmittel“, welches aktuell viele Arbeitnehmer besonders anspricht, ist das Firmenrad.
Mobilität spielt heutzutage eine riesige Rolle, vor allem unter dem Aspekt der Work-Life-Balance. Mobilität bedeutet nicht nur Verkehr, sondern ermöglicht oft überhaupt die Teilnahme am gesellschaftlichen Leben, denn die schnelle und effiziente Erreichbarkeit von Orten ermöglicht uns, unsere Zeit bestmöglich aufzuteilen. Der Stellenwert der Gesundheit wird auch immer größer: Die Zahl der Menschen, die sehr auf ihre Gesundheit achten, ist in den letzten Jahren Schritt für Schritt angewachsen; insgesamt ist das Gesundheitsbewusstsein der deutschen Bürger, im Vergleich zu vor 20 Jahren, um ca. 12 % gestiegen.
Doch nicht nur für den Menschen hat das Firmenbike Vorteile, sondern auch für die Umwelt. Durch die Entscheidung, morgens statt mit dem Auto doch mit dem Fahrrad zu fahren, ist schon die erste gute Tat am Tag vollbracht.
Fassen wir also zusammen: Ein durchschnittlich umweltbewusster, gesund lebender Arbeitnehmer würde zu dem Fahrrad als Goodie nicht mehr so schnell „Nein“ sagen können. Stellt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmenden ein Fahrrad unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung, handelt es sich grundsätzlich um steuerpflichtigen Arbeitslohn und natürlich gibt es hierbei verschiedene Besteuerungsvarianten. Aus steuerlicher Sicht gibt es also einiges zu beachten.
Beliebt ist dabei die Möglichkeit für den Arbeitgeber, Firmenbikes im Rahmen von Leasingverträgen anzubieten. Es wird dabei zwischen E-Bikes, die als Kraftfahrzeuge anzusehen sind, und den gewöhnlichen Fahrrädern – welche auch elektrobetrieben sein können – unterschieden. Ein Fahrrad ohne Kennenzeichen oder Versicherungspflicht (auch Pedelec genannt), welches die unterstützende Geschwindigkeit von 25 km/h bei Pedaltritt nicht überschreitet, wird als Fahrrad eingeordnet.
Lässt das elektrische Fahrrad jedoch die Geschwindigkeit von mehr als 25 km/h zu, wird dieses als Kraftfahrzeug behandelt. Dabei ist es nicht von Relevanz, ob es sich um ein Fahrrad mit Tretunterstützung oder um ein E-Bike, welches auf Knopfdruck fährt, handelt.
Werden die Kosten für das Fahrrad, bzw. im Falle eines Leasingvertrags die Rate dafür, vom Barlohn des Arbeitnehmers abgezogen, so wird von Gehaltsumwandlung gesprochen. Hier sind seit 2020 folgende Regelungen bei der Lohnsteuer zu beachten:
Gewöhnliche Fahrräder oder E-Bikes
Bei Fahrrädern, die nicht als Kraftfahrzeuge zu behandeln sind, wird der Sachlohn, der aufgrund der Nutzungsüberlassung anzusetzen ist, mit monatlich 1 % des auf volle 100 EUR abgerundeten Viertels des Listenverkaufspreises (inkl. der Umsatzsteuer) berechnet.
Fahrräder, die als Kraftfahrzeuge eingeordnet werden
Handelt es sich bei den überlassenen Rädern um E-Bikes, die als Kraftfahrzeuge zu behandeln sind, wird der geldwerte Vorteil nach den Grundsätzen der Überlassung von Firmenwagen ermittelt (§ 8 Abs. 2 Satz 2-5 EStG).
Es erfolgt eine pauschale Ermittlung des geldwerten Vorteils für die Privatnutzung mit 1 % sowie für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit mit 0,03 % pro Monat bzw. 0,002 % pro Fahrt, wobei eine Viertelung der Bemessungsgrundlage möglich ist. Alternativ kann die Ermittlung des geldwerten Vorteils auch mittels des Fahrtenbuches erfolgen.
Die vorstehende Besteuerungsregelung findet keine Anwendung, wenn der Arbeitnehmer als wirtschaftlicher Leasingnehmer gilt. Maßgebend hierfür ist die Vereinbarung im jeweiligen Leasing- und Überlassungsvertrag.
Anders als bei der Gehaltsumwandlung gibt es für die Fälle, in denen der Arbeitgeber die Kosten für das Leasingrad trägt, eine Befreiungsvorschrift: Ist ein E-Bike als Fahrrad klassifiziert, so ist seit dem 01.01.2019 kein geldwerter Vorteil mehr zu erfassen, wenn die unentgeltliche / verbilligte Nutzungsüberlassung vom Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird.
Das gilt sowohl für die private Nutzung als auch für den Arbeitsweg und sogar bei der Überlassung von mehreren Fahrrädern!
Ein ergänzender Hinweis: Nicht nur an die Lohnsteuer denken! Auch im Umsatzsteuerrecht gibt es einiges zu beachten.
Wird das Firmenbike zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn zur Verfügung gestellt, unterliegt der daraus resultierende Nutzungsvorteil trotz Lohnsteuerfreiheit der Umsatzsteuer. Der Nutzungsvorteil einschließlich der Umsatzsteuer darf nach der 1-%-Regelung errechnet werden. Anschließend wird die Umsatzsteuer von diesem Wert abgezogen. Die lohnsteuerliche Vierteilung der Bemessungsgrundlage gilt allerdings für die Berechnung der Umsatzsteuer nicht.
Im Falle einer Gehaltsumwandlung ist die Bemessungsgrundlage für den Nutzungsvorteil der Barlohnverzicht. Die Ermittlung der umsatzsteuerlichen Bemessungsgrundlage nach der 1-%-Regelung ist deshalb nicht zulässig. Darüber hinaus ist die sogenannte Mindestbemessungsgrundlage zu beachten. Soweit die vorsteuerabzugsfähigen Aufwendungen des Arbeitgebers höher sind als der Betrag der Gehaltsumwandlung (bzw. der hilfsweise mittels 1-% Regelung ermittelten Beträge), bilden diese Aufwendungen die untere Grenze der Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuerberechnung.
Beträgt der anzusetzende Wert des Fahrrads weniger als 500 €, so wird es übrigens von der Finanzverwaltung nicht beanstandet, wenn von keiner entgeltlichen Überlassung des Fahrrads ausgegangen wird, sodass keine Umsatzbesteuerung der Leistung an den Arbeitnehmer vorzunehmen ist.