Tim Wöhler, Rechtsanwalt,
Fachanwalt für Steuerrecht.
Die steuerlichen Pflichten von Unternehmern werden immer umfassender. Tax Compliance gewinnt zunehmend an Bedeutung, was auch den Bereich der Lohnsteuer betrifft. In Unternehmen bedeutet Compliance nichts anderes als das Einhalten von Gesetzen – an sich eine Selbstverständlichkeit. Werden keine entsprechenden Organisations- und Aufsichtsmaßnahmen ergriffen, können die Geschäftsleitung und auch das Unternehmen selbst bestraft werden, wenn es zu Gesetzesverstößen gekommen ist. Dem soll mit Maßnahmen sogenannter Compliance entgegengewirkt werden.
Zur Tax Compliance gehört vor allem die Bereitschaft, die geltenden Steuergesetze zu beachten und die steuerlichen Pflichten zu erfüllen. Dies umfasst auch den Bereich der Ertragsteuern. Die Lohnsteuer wird dabei häufig nur als ein von der Personalverwaltung abzuwickelnder „durchlaufender Posten“ wahrgenommen. Doch gerade in diesem Bereich können Verfehlungen für ein Unternehmen und seine Geschäftsleitung teuer werden, da das Aufdeckungsrisiko und die bewegten Volumina enorm groß sind. Neben Lohnsteuerprüfungen drohen auch Prüfungen durch Sozialversicherungsträger. Die dadurch entstehenden Nachzahlungsbeträge können nicht nur hoch, sondern sogar existenzbedrohend sein.
Gesetzliche Regelung
Während regelmäßige Lohn- und Gehaltszahlungen unproblematisch sind, führen Sachzuwendungen an Mitarbeiter und Dritte, Betriebsveranstaltungen, Bewirtungen, aber auch Dienstreisen und Reisekostenabrechnungen zunehmend zu Feststellungen im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung. Auch wenn es dazu eine gesetzliche Regelung und eine aktuelle Erläuterung des Bundesministeriums der Finanzen gibt, ist dieser Bereich sehr fehleranfällig. Um solchen Fehlern frühzeitig entgegenzuwirken, muss es zumindest zwischen Personalverwaltung und Geschäftsführung klare Zuweisungen von Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Entscheidungskompetenz ge-ben. Außerdem muss eine Endkontrolle durch einen Entscheidungsträger/Geschäftsführer vorgese-hen sein.
Verstöße gegen diese Regelungen führen nicht nur zur Nachzahlung von Steuern nebst Zinsen und Sozialversicherungsbeiträgen. Zunehmend leiten die zuständigen Behörden auch Straf- oder Ordnungswidrigkeitsverfahren gegen die Geschäftsleitung ein. Dieser wird in diesem Zusammenhang schnell ein Organisationsverschulden vorgeworfen, wenn sie nicht ausreichende interne Prozesse und nachvollziehbare Strukturen geschaffen hat, um Fehler zu vermeiden. Durch das Schaffen eines sogenannten internen Kontrollsystems (IKS) auch im Bereich der Lohnsteuer kann die Geschäftsleitung im Falle eines Falles nachweisen, dass sie ihrer Sorgfaltspflicht nachgekommen ist.
Zusammenarbeit erforderlich
Zu einem solchen IKS gehören die Einführung von Arbeitsprozessen sowie klaren und verständlichen Arbeitsanweisungen. Bei Unternehmen, die auch Mitarbeiter im Aus-land beschäftigen, ist außerdem eine enge Zusammenarbeit mit den Stellen und Personen erforderlich (inklusive Kontrolle), die dort mit den Gehaltsabrechnungen beschäftigt sind, um alle Vergütungsbestandteile korrekt zu erfassen und zu melden. Auch im Bereich der Tax Compliance erweist es sich für Unternehmen ab einer be-stimmten Größe als nützlich, einen (Tax-) Compliance Officer einzusetzen, der sich um die Einhaltung der gesetzlichen und internen Regelungen kümmert. Angesichts der sonst drohenden Gefahr von Nach- und vor allem auch Bußgeld- und Strafzahlungen lohnen sich die hierfür anfallenden Kosten allemal.
Dierkes Partner hilft Unternehmen, ihre steuerlichen Pflichten zu erfüllen, die steuerlichen Risiken zu minimieren und ein Tax-Compliance-System zu entwickeln beziehungsweise zu verbessern.
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