Tipps und Tricks rund um Tagungen

Handschlag bei einer Tagung, einer Konferenz oder einem KongressZum Erfolg von Tagungen, Konferenzen oder Kongressen gehört heute mehr als nur das Standardprogramm. Foto: rawpixel / Unsplash

Thema, Treffpunkt, Teilnehmer und Tagesordnung – das war früher die schlichte, aber Erfolg versprechende Taktik für die Organisation von Tagungen, Konferenzen und Kongressen. Spätestens seitdem diese Treffen meeting, workshop, event, briefing, rebriefing und debriefing heißen, reicht das einfache Vorgehen nicht mehr aus. BUSINESS & PEOPLE nennt Tipps und Trends.

Virtuelle Events

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Warum denn in die Ferne schweifen… Die Zeiten, in denen für Tagungen und Konferenzen aufwendig Räumlichkeiten und Hotels gesucht werden mussten, nähern sich dem Ende. Virtuelle Events liegen im Trend. Die Teilnehmer treffen sich nicht an realen Orten, sondern auf digitalen Plattformen im Internet. Die neuen Angebote sind die hoch entwickelte Variante der Video- und Telefonkonferenz. Die Vorträge von Referenten können im Livestream verfolgt werden; parallel dazu eröffnen Chat-Funktionen die Diskussion mit den anderen Teilnehmern oder auch Gespräche in vertraulicher Zweisamkeit. Mittlerweile lassen sich sogar virtuelle Messen organisieren, auf denen die Besucher wie in wirklichen Ausstellungen von Stand zu Stand wandern.

Event-App

Leinwand, Beamer und fotokopierte Unterlagen – das war gestern. Für größere Tagungen und Kongresse empfehlen Event-Profis, den Einsatz einer eigenen App. Smartphone oder Tablet hat ohnehin jeder Teilnehmer dabei. Die App enthält das Programm, weist den Weg zum Veranstaltungsort, verschafft den Zugang zu Informationen, Unterlagen und Präsentationen und hat in der Regel auch noch eine Funktion, damit sich Teilnehmer untereinander vernetzen können. Und per Push-Funktion lassen sich auch aktuelle Informationen zuverlässig an jeden Teilnehmer verschicken. Gut gemachte Apps sind keine Eintagsfliege, sondern werden zur wichtigen ganzjährigen Verbindung zu den Teilnehmern und damit zu einem wichtigen Instrument der Customer Relationship.

User Experience

Egal ob workshop, meeting oder event: Auch unter den neuen Begriffen für Konferenzen und Tagungen steht die Informationsvermittlung im Vordergrund. Der klassische Vortrag ist nach wie vor das Mittel der Wahl, kommt aber im neuen Gewand daher. Denn die Teilnehmer wollen nicht nur einfach zuhören, sondern suchen das Erlebnis, neudeutsch auch User Experience genannt,  Sei es in Form von packenden Illustrationen, überraschenden Wendungen im Informationsfluss, praktischen Beispielen oder Interaktionen zwischen Redner und Publikum. Gut aufbereitete Inhalte sind das A und O des Erfolges. Minimale, aber gezielte Wissensdosierungen sind besser als ausführliche Reden; nice-to-have-Informationen oder Vertiefendes gehört ins Handout oder – noch besser – in die digitale Dokumentation im Web oder auf dem USB-Stick. Kurze Zusammenfassungen des Vortrages und weitere Dokumentationen sollten aber nicht auf den Sankt-Nimmerleins-Tag verschoben werden – schon während des Vortrages oder unmittelbar danach stärken sie das Erinnerungsvermögen des Publikums.

Social Media

So lange sich Tagungen und Konferenzen nicht mit streng vertraulichen Informationen befassen, sind sie ein Ereignis, das man nicht nur mit den unmittelbaren Besuchern teilen sollte. Über Social Media wie Twitter oder Instagram lässt sich die Zahl der Teilnehmer auf einfachste Weise vergrößern. Der Schlüssel zum Erfolg ist der Hashtag – der mit dem Rautensymbol verbundene Kurzbegriff, unter dem die Informationen verbreitet werde. Idealerweise besteht er aus einem einprägsamen Begriff wie beispielsweise der Kurzform des Veranstaltungstitel. Grundsätzlich gilt bei allen Medien: In der Kürze liegt die Würze. Kurze und prägnante Zitate aus der Veranstaltung wirken mehr als tausend Worte. Und je interessanter die Info ist, desto größer ist die Chance einer weiten Verbreitung im Netz. Über das Monitoring, die aktive Verbreitungsanalyse über spezielle Online-Tools, lässt sich nicht nur die Wirkung der eigenen Arbeit analysieren, sondern auch ermitteln, ob das Thema an anderer Stelle ebenfalls verfolgt wird.

Neue Veranstaltungsformate

Die klassische Konferenzbestuhlung ist out. Neue Formate führen zu neuen inhaltlichen Auseiandersetzungen. Im World Café tauschen sich die Teilnehmer direkt an mehreren, vorzugsweise runden Tischen untereinander aus. In immer wieder neuen Zusammensetzungen betrachten sie das Thema aus unterschiedlichen Perspektiven. Pecha Kucha bezeichnet eine schnelle Bühnenshow. Der jeweilige Referent hat wenige Minuten Zeit, sein Thema vorzustellen. Hilfreich für komplexe Inhalte ist der Einsatz von Bildprojektionen. Das Goldfischglas stand Pate für die Fish Bowl. Kreisförmig versammeln sich die Teilnehmer um den Referenten, der selbst ständig in Bewegung bleibt, um allen Teilnehmern ins Gesicht zu sehen. Das Format ist für große Runden ideal und führt schnell zu angeregten Diskussionen auch zwischen den Teilnehmern. Dem Speed Dating ist das Speed Gecking entlehnt, in dem eine kleine Gruppe jeweils für einen kurzen Zeitraum von Referent zu Referent zieht. Das erleichtert die Bewertung, ob ein Thema so interessant ist, um es später im direkten Gespräch zu vertiefen. Und es schafft Kontakte.

Meeting Design

Flip Charts, Beamer, Notizblöcke, Kaffee-Ecke, Buffet – die Standardausstattung der meisten Konferenzen und Tagungen ähnelt sich. Hand aufs Herz: Wie soll man sich bei so viel Ähnlichkeit später noch an das individuelle Ereignis erinnern? Der sicherste Weg, um mit seinem Event nicht in Vergessenheit zu geraten, führt direkt über die Teilnehmer. Sie miteinander zu einem Netzwerk zu verknüpfen, ist so wichtig, dass man damit schon lange vor Beginn der Veranstaltung beispielsweise mit dem Austausch von Daten und Adressen sowie ersten gemeinsamen Gesprächsthemen beginnen sollte. Perfekt wird es, wenn dem Netzwerken während der Veranstaltung buchstäblich Futter gegeben wird. Die Auswahl des Essens – bitte kein Standardbuffet – spielt dabei eine genauso große Rolle wie die optische Gestaltung des Tagungsortes. Farben transportieren unterschwellig Botschaften – nicht umsonst werden beispielsweise Umweltthemen mit der Farbe grün verknüpft. Genauso wichtig und nahezu unbemerkt wirksam sind Raumduft und Beleuchtung. Und wenn die Veranstaltung dann noch eine unverkennbar individuelle Note bekommt, ist der Platz in den Erinnerungen bereits reserviert.

Catering

Liebe geht bekanntlich durch den Magen – das gilt auch dann, wenn die Teilnehmer für die Konferenzinhalte entbrennen sollen. Dem Catering kommt deshalb bei jeder Veranstaltung eine besondere Bedeutung zu. Einerseits soll es die Teilnehmer schlichtweg versorgen, andererseits muss es attraktiv und etwas besonderes sein. Aus einer belanglosen Speisekarte schließt man schnell und vor allem unbewusst auf belanglose Konferenzinhalte. Die Planung, wann was auf den Konferenztisch kommt und was auf das Buffet gehört, sollte man weder dem Zufall noch einfach einem Lieferanten überlassen, nur weil er kostengünstig war. Die Faustregeln: kleine, einzeln verpackte Energiespender auf den Tischen, ein vielfältiges und buntes Buffet für die großen Pausen (Nachhaltigkeit ist dabei heute ein wichtiges Thema, um zu punkten), ein reichhaltiges und stets gepflegtes Angebot, frisches Obst und Gemüse sind unverzichtbar. Und bitte schön: Lauwarmer Kaffee ist der Konferenzkiller schlechthin. (heu)