Das Ende der Unterschriftenmappe

B&P-GESPRÄCH Wege in die Digitalisierung: Mike Wagner, Geschäftsführer der Allgeier IT Solutions GmbH, über Chancen und Herausforderungen für den Mittelstand IT

Mike Wagner ist
einer von zwei
Geschäftsführern
der Allgeier IT
Solutions GmbH in
der Geschäftsstelle
Hamburg.

Einfach umschalten geht nicht: Wer sich mit dem Thema Digitalisierung befasst, sieht sich nicht selten einem scheinbar undurchschaubaren Dickicht aus Informationen, Ratschlägen und Angeboten gegenüber. Aber wie findet man seinen eigenen Weg? Die eigentliche Herausforderung lässt sich vielleicht am besten so beschreiben:
Digitalisierung steht für das Umschalten vom zweidimensionalen ins dreidimensionale Denken und Planen von Geschäfts- und Produktionsprozessen. Alle Vorgänge sind irgendwie miteinander verknüpft. Der permanente Datenfluss erhöht das Tempo auf Jetzt-Zeit. Erkenntnisse erschließen sich im besten Fall sofort. Wie das konkret aussehen kann, erläutert Mike Wagner, Geschäftsführer der Allgeier IT Solutions GmbH am Standort Hamburg.

Die ersten Schritte in die Digitalisierung verlaufen im Wesentlichen über drei Haupteinflugschneisen: die Bereiche Administration und Finanzen, den Vertrieb mit Shop und Kundenschnittstelle und die Materialwirtschaft inklusive Produktion und Logistik. Wer im Großunternehmen zu Hause ist, hat dabei bereits häufig Berührungspunkte mit einer ERP-Software, die Materialwirtschaft und Finanzbuchhaltung „erledigt“. In einem mittelständischen Unternehmen stellt sich die Situation heute noch oft anders dar. Mike Wagner: „Da ist die IT über Jahre gewachsen, verschiedene Systeme und Programme von verschiedenen Herstellern arbeiten parallel, aber nicht zwangsläufig zusammen und insgesamt auch nicht störungsfrei. Wir unterstützen mit unserer Software diese Unternehmen und ermöglichen damit die Schritte in die Digitalisierung.“

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Durchgängige Transparenz

Die Allgeier IT Solutions GmbH hat mit dieser Situation regelmäßig zu tun und dafür unter dem Namen Allgeier iTrade auf Basis von Microsoft® Dynamics™ NAV eine Software-Familie für die aufeinander abgestimmte Abwicklung aller erforderlichen Prozesse beispielsweise im Großhandel und im Rohstoffhandel entwickelt. Ziel ist immer, die Durchgängigkeit und Transparenz der Geschäftsprozesse herzustellen. Die branchenspezifischen Varianten können auf das jeweilige Unternehmen angepasst werden und auf Wunsch auch bestehende Systeme, wie eine bereits existierende Software für Finanzbuchhaltung, integrieren.

Ergänzend bietet Allgeier IT die metasonic® Suite an, die Funktionalitäten für Dokumenten- und Vertragsmanagement, revisionssichere Langzeit- und E-Mail-Archivierung, Workflows (z.B. für elektronische Freigaben) sowie das Management von Geschäftsprozessen umfasst. In einer integrierten Umgebung bearbeiten Mitarbeiter beispielsweise Rechnungen und Verträge, archivieren Daten und organisieren interne Abläufe. Laut Allgeier IT hinsichtlich der technischen Möglichkeiten für die Branchen die derzeit umfassendste IT-Lösung auf dem Markt, mit der Unternehmen im Mittelstand für die Umsetzung ihrer Geschäftsaktivitäten durchgängige Prozesse etablieren und gleichzeitig alle anfallenden Daten digital verwalten, vernetzen und „ablaufbar“ machen können.

Wagner: „Mit unserer Software bilden wir alle kaufmännischen und warenwirtschaftlichen Prozesse integriert und jederzeit aktuell ab. Das heißt: Ich habe alle Informationen stets im Überblick: Warenbestände und -werte, Auftragseingänge, Bestellvorgänge, Geldfluss, Kostenstellenbetrachtungen und so weiter. Das ist nicht nur gut für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft – es ist vielmehr auch eine solide Basis, um jederzeit unternehmerische Entscheidungen auf Grundlage aktueller und verlässlicher Informationen treffen zu können. Sozusagen das Ende der Ungewissheit, denn ich bin als Entscheider jederzeit komplett im Bild – natürlich auch mobil von unterwegs. Das Ganze ist durch die Branchenversionen auf die jeweiligen Unternehmen abgestimmt – Großhandel, Rohstoffhandel, Vermietung oder produzierendes Gewerbe. Darüber hinaus kann das System für individuelle Anforderungen entsprechend angepasst werden.“

Solide Entscheidungsbasis

Teil des Softwaresystems ist auch die Archivierung beispielsweise von E-Mails und digitalen Unterlagen – der Einstieg in Allgeier iTrade sorgt für weitgehend papierloses Verwalten. Ein Beispiel: Eingehende Papier-Rechnungen werden gescannt und vom System automatisch interpretiert. Die Zuordnung erfolgt über die IBAN-Nummer, die für eine Identifizierung des Absenders ausreicht. Die Software erkennt die Beträge, gleicht den Rechnungseingang mit den internen Dokumenten des Bestellvorgangs ab, kann sogar anhand der Bestellnummern erkennen, ob es sich um eine Teilrechnung handelt und der Finanzbuchhaltung am Ende plausibel melden, ob und wann der Betrag zur Auszahlung kommen sollte.

Tauchen in diesem Prozess Unregelmäßigkeiten auf, landet der Vorgang zur Prüfung bei einem Mitarbeiter auf dem Bildschirm. Ist alles in Ordnung, schaltet die Software den Vorgang auf grün. Selbstverständlich können in Zwischenschritten auch Freigaben durch Mitarbeiter berücksichtigt und die Abläufe an das jeweilige Bedürfnis des Unternehmens angepasst werden.

Wenige Sekunden . . .

Mike Wagner: „Das heißt konkret: Ich habe im Unternehmen keine Hauspostwege, keine Formulare, keine Ablage von Papierdokumenten, eine sofortige Zuordnung auf Kostenstellen und eine direkte Budgetkontrolle. Das alles ist ein Vorgang, der auf alle Papierarbeitsgänge anwendbar ist und allenfalls wenige Sekunden dauert. So können auch Stundenzettel von Mitarbeitern oder Fahrtenzettel meiner Logistikabteilung bearbeitet werden. Kurz: Das ist das Ende der Unterschriftenmappe. Allgeier iTrade und metasonic® Suite laufen auf Basis von Microsoft®-Technologien und die enthaltene Archivierung ist revisionssicher und TÜV-geprüft.

Die Allgeier IT Solutions GmbH hat rund 200 Mitarbeiter und gehört zur weltweit agierenden Allgeier SE Unternehmensgruppe. Wagner: „Wir sind ein effizienter Partner für den Mittelstand. Das ist unsere Zielgruppe. Gerade den Unternehmen, die sich jetzt vielleicht erstmals konkret mit der Digitalisierung auseinandersetzen, bieten wir Beratung auf Augenhöhe mit direktem praktischen Nutzen.“ In der Niederlassung Hamburg (Altona) arbeiten rund 30 Allgeier-Mitarbeiter. wb

Web: www.allgeier-it.de/itrade